Als Vermieter von Notebooks für Veranstaltungen kommen wir  oft ins Gespräch mit unseren Kunden, die ihre Veranstaltungen effektiv bewerben wollen. Eine Veranstaltung bekannt zu machen erfordert fast genauso viel Zeit wie die organisatorische Vorbereitung. Doch eine ordentliche Event-Promotion ist entscheidend, sei es für die Suche nach Teilnehmern, Events oder Sponsoren. Dafür sind Social Media Kanäle sowie Veröffentlichungen in der Presse besonders gut geeignet.  Mit unseren PR Tipps machen Sie Ihre Veranstaltung bekannt und sprechen die richtigen Zielgruppen an.

Klassische PR-Arbeit ist eine der größten Herausforderungen in der Event-Vorbereitung. Zugegeben,  der Einsatz von Printmedien ist nicht bei jeder Veranstaltung gleich sinnvoll. Doch wenn es um die Veranstaltungen geht, die sich an ein breites Publikum wenden, dann kann ein Hinweis in den Publikumszeitschriften oder Zeitungen enorm bei der Vorbereitung helfen. Auch Fach-Veranstaltungen können gut in den Fachmedien beworben werden. Die Auflage von solchen Medien ist in der Regel nicht sehr hoch, aber sie sprechen die richtigen Zielgruppen an.

Rechtzeitig mit der Kommunikation anzufangen ist sehr wichtig. Vor allem, wenn die Veranstaltung in den Print Medien beworben werden soll. Medien haben oft einen langen Vorlauf und Meldungen, die nach dem Redaktionsschluss reinkommen, können oft gar nicht mehr berücksichtigt werden.

Wie gestaltet man die PR Kommunikation für Veranstaltungen effektiv?

Pressearbeit für Ihre Veranstaltung: Eine Anleitung

Schritt 1: Definieren Sie den Mehrwert Ihrer Veranstaltung.

Journalisten bekommen sehr viele Pressemitteilungen. Damit Ihre Pressemitteilung nicht untergeht, müssen Sie die Besonderheit Ihrer Veranstaltung gleich am Anfang kommunizieren. Veranstaltungen, die durch ihr besonderes Konzept auffallen oder besonders hohen Mehrwert bieten, haben bessere Chancen auf die Aufmerksamkeit der Journalisten

Beispiele für den Mehrwert:

• Veranstaltungen, in der Vorweihnachtszeit oder vor Ostern stattfinden und einen Bezug zu den Feiertagen haben (Journalisten sind jedes Jahr auf der Suche nach Stories, die zu Ostern und Weihnachten passen und keine trivialen Weihnachtsfeiern sind).
• Das Thema der Veranstaltung ist an den aktuellen Anlass angeknüpft (Für Fachthemen kann es das Erscheinen einer wichtigen Studie sein, für Publikumsveranstaltungen eine aktuelle politische oder gesellschaftliche Debatte).
• Ein prominenter Redner nimmt an der Veranstaltung teil.
• Die Veranstaltung findet an einem Standort statt, der auf der lokalen Ebene große Bedeutung und  einen thematischen Bezug dazu hat.

Schritt 2: Finden Sie die Ansprechpartner in den Redaktionen

Reine Fleißarbeit, die aber relativ viel Zeit (oder Geld) kostet.  Die zuständigen Redakteure kann man mit Hilfe der PR-Software herausfinden (s.  Liste am Ende des Handouts) oder einfach selbst abtelefonieren.

Unsere Tipps:

• Die Zuständigen findet man oft im Impressum der Medien. Vor dem Telefonieren sollte man da reinschauen. Im Impressum findet man nicht nur die Namen der Journalisten, die für bestimmte Ressorts und Themen zuständig sind, sondern auch die zentrale Nummer der Redaktion oder des Verlages.
• Rufen Sie immer unter den zentralen Nummern an und fragen Sie dort nach Zuständigkeiten. Es wird nicht empfohlen, direkt in der Redaktion anzurufen. Es ist für die Journalisten nervig, wenn man sie mit solchen Fragen von ihrer Arbeit abhält.
• Oft werden weder Telefonnummern noch E-Mail Adressen herausgegeben. Schicken Sie in diesem Fall eine kurze E-Mail an die allgemeine Redaktionsadresse und beschreiben Sie Ihr Anliegen.

Die Veranstaltung in die Medien bringen – aber in welche?

Handelt es sich um eine lokale Veranstaltung, die sich an die breite Masse wendet, dann sind Zeitungen meistens die erste Wahl. Dennoch sollte man nicht damit rechnen, dass die Journalisten jede Event-Meldung veröffentlichen werden. Interessant für Journalisten sind nur solche Veranstaltungen, die einen hohen Mehrwert bieten oder etwas Besonderes anbieten, eine tolle Neuigkeit präsentieren oder zum Beispiel Veranstaltungen mit Testimonials.

Auch lokale Veranstaltungen und Events mit sozialem Charakter können für die lokalen Print-Medien interessant sein. Für spezielle Fachveranstaltungen sind Fachmedien die beste Alternative. Auch hier sollte man bedenken: Nur Veranstaltungen, die einen Mehrwert haben, können aufgenommen werden.

Wollen Sie erfahren, welche Schritte noch nötig sind, um Ihre Veranstaltung in die Medien zu bringen? Dann laden Sie unseren Handout herunter. Diesen Text und weitere Ideen, wie Sie Ihre Veranstaltung bekannt machen können, finden Sie dort. Klicken Sie den Link unten an und laden Sie unseren vollständigen Ratgeber herunter.