Bei einer Inventur denkt man gleich an den Stress, die monotone Wochenendarbeit und das Zusammenzählen aller Gegenstände im Betrieb. Gut, wenn Unternehmen freiwillig entscheiden können, ob sie das machen wollen oder nicht. Viele Unternehmen haben jedoch keine Wahl, sie müssen es tun, denn sie sind zur Inventur verpflichtet. Dazu zählen vor allem bilanzierende Unternehmen.

Fehler bei der Stichtagsinventur bringen nicht nur die Planung durcheinander. Sie können auch fatale Folgen für die Unternehmen haben. Wenn man zum Beispiel vergessen hat, dass man noch weitere Gegenstände an einem anderen Ort hat und die bei der Inventur nicht mitgerechnet hat, dann kann das ernste steuerliche Konsequenzen mit sich bringen.

Für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Inventur empfiehlt man folgende Schritte durchzuführen:

Einen festen Termin für die Stichtagsinventur festlegen

Am Ende des Jahres wird es für die bilanzierenden Unternehmen ernst – regelmäßig zum 31. Dezember (Bilanzstichtag) müssen Unternehmen alle ihre Wirtschaftsgüter erfassen.  Je später man den Termin festlegt, desto schwieriger wird die Rückrechnung auf den Bilanzstichtag sein. Am besten immer so einplanen, dass man die Stichtagsinventur bis 31.12 erledigt hat, denn sonst muss man die ab dem 1. Januar verkauften oder erstellten Waren bei der Bestandsaufnahme korrigieren.

Interne Ressourcen planen

Wer soll die Inventur durchführen und wie? Teilen Sie ihre Teams in Zweiergruppen auf. Wenn einer ansagt und der andere aufschreibt, geht das wesentlich schneller. Achtung: Die Kontrollen nicht vergessen!

Inventurequipment besorgen

Für einen reibungslosen Ablauf müssen alle Geräte reibungslos funktionieren. Haben Sie genug Datenerfassungsgeräte? Müssen Sie noch Notebooks, Drucker, Ersatzpatronen, etc. besorgen? Die Geräte können Sie problemlos mieten. Auf mietnotebook.de stellen wir Ihnen die gewünschten Laptops auch kurzfristig zur Verfügung. Damit Ihre Stichtagsinventur schnell und effizient abläuft, werden sie bequem spätestens einen Tag vor dem Einsatz geliefert, so dass Sie wie geplant loslegen können. Auch nach der Inventur haben Sie keinen zusätzlichen Aufwand – wir kümmern uns um die Abholung der Laptops.

Welche Waren soll man zählen?

Bei einer Stichtagsinventur sollte man die Warenbestände für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe aufnehmen und messen. Es reicht aber schon, wenn man den Bestand einfach schätzt (man muss das aber trotzdem schriftlich festhalten). Gegenstände wie Muster von Geschäftspartnern, Kommissionsware, in einem Anlagenverzeichnis geführte Anlagegüter wie Werkzeuge, Maschinen, Fahrzeuge muss man nicht aufzählen.

Die Waren sortieren

Damit die Inventur schneller geht und ordentlich durchgeführt wird, müssen die Kundenwaren von den Kommissionwaren getrennt werden. Dabei soll die Ware nach Materialien sortiert werden und es muss dokumentiert werden, wann wo und in welchem Raum sich die Waren befinden.

Dokumentation durchführen

Inventurlisten sind das A und O bei jeder Stichtagsinventur. Diese bekommt man in der Regel beim Hersteller oder aus der Buchhaltungssoftware. Auch in vielen Schreibwarenläden sind solche Listen erhältlich. Ausgefüllte Listen müssen Unternehmen im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfrist archivieren – als Schutz gegen mögliche negative steuerliche Folgen. Um ganz sicher zu sein, holen Sie Ihren Steuerberater ins Boot. Er schaut sich Ihre Aufzeichnungen stichprobenartig an und kontrolliert die Bestandsaufnahme. Nicht vergessen – auch solche Kontrollen sollten schriftlich dokumentiert werden.